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如何用excel分类汇总数据

来源:白银 时间:2021-05-18 作者:白银 浏览量:

众所周知,excel除了有现成的表格之外,也是office办公软件中可以处理日常数据的软件。而且excel处理数据的功能其实十分强大,比如除了可以进行简单的求和、求平均数之外,还可以直接对大量的数据进行分类汇总。那么使用excel分类汇总数据的具体步骤有哪些呢?

第一步
数据排序

使用excel对数据进行分类汇总之前,首先要对准备汇总的数据进行排序。假设需要进行分类汇总的数据为每个人对不同产品的销量,在excel中A列填写姓名,B列填写产品,C列填写销量,然后选中所有数据,点击“数据”——“排序”,主要关键字设为“姓名”,排序依据设为“单元格值”,次序设为“升序”,最后点击“确定”。要注意的是,关键字和要汇总的内容是相关的,在汇总每个人总销量时,关键字就设为“姓名”,如果要汇总一个产品不同人的总销量,那么关键字就要设为“产品”了。

第二步
统计数据

选中排好序的数据,点击“数据”——“分类汇总”。在这个界面上有多个设置项,分类字段表示你要为哪个字段进行汇总,这里应该选择第一步中排序的关键字“姓名”;汇总方式有求和、计数、平均值、最大值、最小值和乘积这几种统计方式;汇总规则有表格中的几列标题,选择哪一个就表示要为哪一个进行统计。比如分类字段设为“姓名”,汇总方式设为“求和”,汇总规则设为“销量”,并勾选“汇总结果显示在数据下方”,这个时候分类汇总表格就制作好了,每个姓名下都有一行汇总了这个人的销量总和。

第三步
数据的查看及再处理

在制作好分类汇总表格之后,excel界面左侧多了一些分级标志,点击其中的数字可以收起或展开数据,比如点击数字“2”,就会收起所有原始数据,只显示汇总结果;点击数字“1”就只会显示“总计”结果。

如果想用多种规则汇总,就重复上述第二步,在分类汇总设置窗口中不勾选“替换当前分类汇总”,即可获得多种分类规则下的汇总结果。如果不想要分类汇总后的这些数据,点击“数据”——“分类汇总”中的“全部删除”即可。

使用excel分类汇总数据,听起来可能很难,但实际操作起来却很快速,只需要动动鼠标,就可以完成原本需要大量人工计算的工作,从而提高我们的工作效率。只要你的工作可能涉及到相关数据的分类汇总,都建议掌握excel的相关操作方法哦。


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